Giải pháp quay số nhanh và gọi điện rãnh tay cho nhân viên trực Noc

MÔ TẢ SÁNG KIẾN

Giải pháp quay số nhanh và gọi điện rãnh tay cho nhân viên trực Noc

Tác giả : Lê Hoàng Minh, P.KT Chi nhánh Viettel Lâm Đồng.

Điện thoại : 0983.811.511, mail : minhlh@viettel.com.vn

1.Giải pháp quay số nhanh :

- Quay số nhanh rất cần thiết cho nhân viên Noc trong trường hợp khi cần gọi điện với tần suất cao. Giải pháp được đưa ra là chúng ta sử dụng 1 modem thoại kết nối với máy tính và quay số trên phần mềm. Một ví dụ là khi mất điện hàng loạt, nhân viên trực có thể copy số điện thoại trên Nocpro, dán vào phần mềm và nhấn nút Dial là xong, không cần phải bấm số trực tiếp trên bàn phím điện thoại

- Đối với modem 56K kết nối với máy tính chúng ta có 4 loại như sau :

+ Fax modem. (1) : chỉ hỗ trợ Fax.

+ Data, Fax modem. (2) : dùng cho Fax và cả Data.

+ Voice, Data, Fax. (3) : có hỗ trợ Voice nhưng chỉ là Half Duplex (rất hay bị nhầm chổ này).

+ Voice, Data, Fax & Speaker phone. (4) : hỗ trợ như 1 điện thoại bàn thông thường

Hai loại modem đầu tiên không hỗ trợ thoại, loại thứ 4 là loại chúng ta cần tuy nhiên trên thị trường hiện nay không còn sản suất loại này nữa (loại này trên modem có hỗ trợ khe cắm để cắm tai nghe và micro trực tiếp).,. Do đó, chúng ta sử dụng loại thứ 3 : Voice, Data, Fax như hình ảnh bên dưới. Một điều chú ý là dù có hỗ trợ Voice nhưng tất cả chỉ là Half Duplex, do đó chỉ có thể nghe 1 chiều (như là 1 máy trả lời tự động ) chứ không thể thoại 2 chiều được.

 Giá của loại modem này thường dưới 20$ khi mua trên mạng, khi về Việt Nam giá khoảng 500K . Tham khảo giá trên Amazon : Click Here

- Kết nối với PC : các loại Modem thoại thường có 2 chuẩn : Internal sử dụng chuẩn PCI và External sử dụng chuẩn USB. Ở đây chúng ta sử dụng loại Modem USB như hình bên dưới (chú ý sợi dây màu trắng chính là dây line PSTN):

- Phần mềm : có rất nhiều phần mềm hỗ trợ gọi điện, các phần mềm này trường gọi chung là Dial Soft. Ở đây chúng ta sử sụng phần mềm Advance Call Center. Phần mềm này có nhiều tính năng như nhận dạng số gọi đến, ghi âm, comment các cuộc gọi... Đây là phần mềm có bản quyền, tuy nhiên tính năng quay số đơn thuần thì được miễn phí. Chúng ta có thể tải phần mềm tại đây : Click Here

2. Giải pháp gọi điện rảnh tay :

-  Hiện nay nhân viên trực Noc tại các cấp thường gọi điện và nhận điện thoại rất nhiều trong ca trực để giao diện với nhân viên kỹ thuật đội, khách hàng, công tác viên... nhằm điều hành mạng lưới. Khi trao đổi qua điện thoại, nhân viên Noc còn phải thao tác trên hệ thống để lấy thông tin trả lời hoặc cập nhập thông tin vào máy tính. Hiện nay các đồng chí thường kẹp điện thoại vào cổ để rảnh tay cập nhập, điều này gây khó khăn trong quá trình thao tác.

- Quay trở lại bài toán modem ở trên, nếu như có loại (4) Speaker Phone Modem thì chúng ta có thể cắm trực tiếp tai nghe vào modem để thao tác, tuy nhiên trên thị trường, hiện tại loại modem này không còn sản xuất nữa, hoặc nếu có thì cũng ở dạng đặc chủng hỗ trợ chuẩn ISA  (không phù hợp với PC hiện nay) hoặc là loại chuyên nghiệp dành cho các Call Center rất đắt tiền và không phù hợp với nhu cầu người dùng cá nhân hoặc quy mô nhỏ lẻ. Bên cạnh đó, hiện nay trên thị trường cũng có loại điện thoại có hỗ trợ Jắck cắm tai nghe nhưng giá cũng khá cao, khoảng hơn 1 triệu đồng.

-Yêu cầu ở đây là làm sao để lấy tín hiệu thoại ra khỏi điện thoại bàn thông thường một cách đơn giản và tiết kiệm nhất. Để giải quyết vấn đề này, tác giả đã chế tạo 1 loại dây cắm chuyển đổi cắm trực tiếp vào điện thoại để đưa tín hiệu đến Micro và tai nghe.

-Như ta thấy ở trên, sợi dây dên dưới là sợi dây xoắn thông thường dùng để nối giữa điện thoại và ống nghe. Sợi dây phía trên lại sợi dây mới chế có 1 đầu nối với điện thoại theo chuẩn RJ8 (4 chân ) và đầu còn lại có Jack cắm hỗ trợ tai nghe và micro theo chuẩn 3.5 mm. Chi phí để thực hiện chỉ khoảng 50.000 VND. Kết quả cuối cũng sẽ như hình bên dưới.

- Như vậy đến đây, chúng ta đã hoàn toàn giải được 2 bài toán là quay số nhanh và gọi điện rãnh tay cho Noc, hay bất cứ bộ phận nào cần sử dụng điện thoại nhiều trong quá trình tác nghiệp. Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn cũng có thể chỉ sử dụng tai nghe, không cần modem hoặc là có thể phát triển bằng cách sử dụng tai nghe Bluetooch.

  Chúc các bạn thành công.

                                                                                    Tác giả

                                                                                 Lê Hoàng Minh