Một số phương pháp Quản lý thời gian và công việc hiệu quả
Nhân tiện hôm nay có 1 bạn gọi điện cho mình hỏi về "kỹ năng" quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Công việc hiện tại của bạn ấy cũng chính là công việc mà mình đã từng làm lúc ở Lâm Đồng nên mình cũng tương đối hiểu tính chất yêu cầu. Tuy nhiên thay vì trả lời riêng cho bạn ý, mình lại có cảm hứng muốn khái quát lên thành 1 bài viết hoàn chỉnh, biết đâu lại có ích hơn...
Bài viết này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, chia làm 2 phần chính : các Phương pháp quản lý thông thường và các Phương pháp ứng dụng CNTT.
1. Các phương pháp truyền thống :
Trí nhớ mình kém nên mình rất hay phải ghi chép, để ghi chép mình thích sử dụng loại sổ gáy @, tức là các trang của nó có thể tháo ra, thay đổi vị trí trang rất dể dàng. Như vậy là mình chỉ sử dụng 1 cuốn sổ cho tất cả các mụch đính ghi chép, từ kế hoạch, học Av, danh bạ, học chuyên môn, ý tưởng, sổ Đảng v.v sau đó nhóm chúng lại từng nhóm rất tiện, thay vì trước đây mình dùng mỗi nội dung 1 cuốn sổ, rất là rối. Loại sổ này cũng tương đối khó tìm, thường thì mình hay mua ở Phương Nam bookshop hoặc đặt mua qua mạng tại địa chỉ : http://sobiada.net/san-pham/show/22/So-da-AC01.html . Chú ý sổ này hoàn toàn khác với loại sổ lò xo thông thường nhé, loại đó không có tác dụng gì cả vì kg thể rút giấy ra và ghép lại được.
Cái gốc của vấn đề quản lý thời gian, công việc theo mình vẫn là công tác kế hoạch. Bạn phải biết bạn cần làm việc gì, việc gì quan trọng, việc gì gấp... Và phải nhìn dài hạn một chút chứ nếu không sẽ bị rơi vào vòng xoáy không lối thoát của các công việc sự vụ. Đối với mình, mình thường làm các kế hoạch năm, tháng, tuần, và ngày. Đối với kế hoạch ngày, thường thì mình "làm" KH trước khi vào việc, tức là lúc sáng sớm. Vạch ra các công việc cần làm trong ngày, dự tính thứ tự trước sau, ấn định thời gian hoàn thành (dự kiến) cho từng việc. Sau khi làm xong việc nào lấy bút gạch bỏ đi rất là "sướng". Nói vậy thôi chứ trong ngày giả sử bạn có 5-7 việc, nếu bạn không ghi ra giấy thì khó mà kiểm soát hết được, sẽ quên việc, sót việc ngay.
Đối với các kế hoạch tuần tháng thì cũng rất quan trọng, dựa vào đó mà chúng ta phân bổ công việc từng ngày cho hợp lý. Cuối tuần cũng cần có cái đánh giá tổng kết xem trong tuần làm được gì, nguyên nhân kg hoàn thành v.v. Việc này chỉ mất khoảng 30 phút thôi nhưng rất cần thiết. Thường thì mình chia việc thành 2 nhóm chính :
+ Công việc : liên quan đến việc cơ quan : các việc thường trình, kế hoạch đang theo, và cả dự phòng cho những việc đột xuất...
+ Cá nhân : liên quan đến học hành, làm ăn, nghiên cứu, relax, hay Gia đình...
2. Ứng dụng Công nghệ Thông tin :
Không nói thì ai cũng biết, các công cụ ứng dụng CNTT giúp ích cho chúng ta rất nhiều trong công việc và cuộc sống. Thế nhưng hầu hết mọi người đều không xử dụng nó, thật đáng tiếc.
2.1 Phần mềm quản lý công việc : đây là phần mềm mà mình cùng với 1 số anh em xây dựng, có tác dụng tốt trong 1 công ty hay phòng ban nhỏ với số lượng khoản 30 user trở lại, nó giúp cho người Quản lý giao việc và kiểm soát việc rất tốt, người nhân viên buổi sáng khi đến công ty biết được công việc công việc mình phải làm là gì, nếu đang làm thì cập nhập tiến độ trực tiếp lên PM rất tiện, buổi chiều nếu làm xong thì đóng việc, hoặc sau khi có kết quả thì Upload file lên Server để sếp xem, không cần gởi mail như trước và nhiều tính năng khác nữa. Mỗi Kế hoạch, đầu việc khác nhau thì có từng dòng thông tin riêng, rất dể kiểm soát và tránh sót việc. Hiện mình đã áp dụng PM quản lý công việc cho 2 đơn vị trong Viettel là Chi nhánh Lâm Đồng và Phòng Cơ Điện TĐ (2 đ/v mình công tác). Đối với các đơn vị khác, mình dự kiến bán PM với giá 3 triệu đồng cho bộ trọn gói luôn. Bạn nào quan tâm thì liên hệ mình nhé (Mr Minh : 0983.811.511). Hình thức triển khai đó là 1 trang web chạy trên mạng nội bộ của các đơn vị.
Thực tế thì có nhiều PM tương tự lắm nhưng mình thích cái giao diện đơn giản, sự tương tác rất mạnh giữa người giao và người nhận việc trong suốt quá trình triển khai công việc đó, đây là điều mà các PM lớn hơn như V-office không làm được.
2.2 Ứng dụng bản đồ tư duy :
Bản đồ tư duy (Mind Map) là gì thì mình không nói rõ ở đây, các bạn Google nhé. Nôm na thì bản đồ tư duy nó giúp chúng ta hoặc triển khai công việc, giải quyết vấn đề hay học bài... 1 cách trực quan sinh động, để nhớ hơn nhiều so với phương pháp gạch đầu dòng thông thường. Đối với các công việc lớn tương đối phức tạp, nhiều luồng thông tin, nhiều đầu việc con... mình thường dùng Mind Map để chia nhỏ nó ra để nhớ và tìm cách giải quyết.
Thường thì mình viết tay, vẻ tay thôi, nhưng nếu cv đó cần trao đổi với mọi người thì nên dùng PM vẽ lại cho nó chuẩn. Hiện mình đang dùng phần mềm Mindjet MindManager 9, các bạn cứ Google là sẽ có thôi.
Trên đây là một số phương pháp mà mình đang áp dụng, ngoài ra các bạn có thể có nhiều "tuyệt chiêu" riêng hay các công cụ quản lý khác như PM nhắc việc trên Smart phone chẳn hạn... Theo mình không nên dùng nhiều thứ quá mà nên chọn 1 cái phù hợp với mình và quan trọng nhất là quyết tâm thực hiện chúng hằng ngày.
Hiện tại để đánh giá hiệu quả CV hằng ngày của 1 cá nhân, mình đang xây dựng 1 cái gọi là Personal KPI sẽ viết riêng 1 bài sau về vấn đề này. Nhá hàng ở dưới tí nhé. Chúc các bạn thành công hơn trong việc kiểm soát thời gian và công việc của mình !!!
Hà Nội ngày 5 tháng 10 năm 2013
Kỹ sư Lê Hoàng Minh
Bài viết này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, chia làm 2 phần chính : các Phương pháp quản lý thông thường và các Phương pháp ứng dụng CNTT.
1. Các phương pháp truyền thống :
Trí nhớ mình kém nên mình rất hay phải ghi chép, để ghi chép mình thích sử dụng loại sổ gáy @, tức là các trang của nó có thể tháo ra, thay đổi vị trí trang rất dể dàng. Như vậy là mình chỉ sử dụng 1 cuốn sổ cho tất cả các mụch đính ghi chép, từ kế hoạch, học Av, danh bạ, học chuyên môn, ý tưởng, sổ Đảng v.v sau đó nhóm chúng lại từng nhóm rất tiện, thay vì trước đây mình dùng mỗi nội dung 1 cuốn sổ, rất là rối. Loại sổ này cũng tương đối khó tìm, thường thì mình hay mua ở Phương Nam bookshop hoặc đặt mua qua mạng tại địa chỉ : http://sobiada.net/san-pham/show/22/So-da-AC01.html . Chú ý sổ này hoàn toàn khác với loại sổ lò xo thông thường nhé, loại đó không có tác dụng gì cả vì kg thể rút giấy ra và ghép lại được.
Cái gốc của vấn đề quản lý thời gian, công việc theo mình vẫn là công tác kế hoạch. Bạn phải biết bạn cần làm việc gì, việc gì quan trọng, việc gì gấp... Và phải nhìn dài hạn một chút chứ nếu không sẽ bị rơi vào vòng xoáy không lối thoát của các công việc sự vụ. Đối với mình, mình thường làm các kế hoạch năm, tháng, tuần, và ngày. Đối với kế hoạch ngày, thường thì mình "làm" KH trước khi vào việc, tức là lúc sáng sớm. Vạch ra các công việc cần làm trong ngày, dự tính thứ tự trước sau, ấn định thời gian hoàn thành (dự kiến) cho từng việc. Sau khi làm xong việc nào lấy bút gạch bỏ đi rất là "sướng". Nói vậy thôi chứ trong ngày giả sử bạn có 5-7 việc, nếu bạn không ghi ra giấy thì khó mà kiểm soát hết được, sẽ quên việc, sót việc ngay.
Đối với các kế hoạch tuần tháng thì cũng rất quan trọng, dựa vào đó mà chúng ta phân bổ công việc từng ngày cho hợp lý. Cuối tuần cũng cần có cái đánh giá tổng kết xem trong tuần làm được gì, nguyên nhân kg hoàn thành v.v. Việc này chỉ mất khoảng 30 phút thôi nhưng rất cần thiết. Thường thì mình chia việc thành 2 nhóm chính :
+ Công việc : liên quan đến việc cơ quan : các việc thường trình, kế hoạch đang theo, và cả dự phòng cho những việc đột xuất...
+ Cá nhân : liên quan đến học hành, làm ăn, nghiên cứu, relax, hay Gia đình...
2. Ứng dụng Công nghệ Thông tin :
Không nói thì ai cũng biết, các công cụ ứng dụng CNTT giúp ích cho chúng ta rất nhiều trong công việc và cuộc sống. Thế nhưng hầu hết mọi người đều không xử dụng nó, thật đáng tiếc.
2.1 Phần mềm quản lý công việc : đây là phần mềm mà mình cùng với 1 số anh em xây dựng, có tác dụng tốt trong 1 công ty hay phòng ban nhỏ với số lượng khoản 30 user trở lại, nó giúp cho người Quản lý giao việc và kiểm soát việc rất tốt, người nhân viên buổi sáng khi đến công ty biết được công việc công việc mình phải làm là gì, nếu đang làm thì cập nhập tiến độ trực tiếp lên PM rất tiện, buổi chiều nếu làm xong thì đóng việc, hoặc sau khi có kết quả thì Upload file lên Server để sếp xem, không cần gởi mail như trước và nhiều tính năng khác nữa. Mỗi Kế hoạch, đầu việc khác nhau thì có từng dòng thông tin riêng, rất dể kiểm soát và tránh sót việc. Hiện mình đã áp dụng PM quản lý công việc cho 2 đơn vị trong Viettel là Chi nhánh Lâm Đồng và Phòng Cơ Điện TĐ (2 đ/v mình công tác). Đối với các đơn vị khác, mình dự kiến bán PM với giá 3 triệu đồng cho bộ trọn gói luôn. Bạn nào quan tâm thì liên hệ mình nhé (Mr Minh : 0983.811.511). Hình thức triển khai đó là 1 trang web chạy trên mạng nội bộ của các đơn vị.
Thực tế thì có nhiều PM tương tự lắm nhưng mình thích cái giao diện đơn giản, sự tương tác rất mạnh giữa người giao và người nhận việc trong suốt quá trình triển khai công việc đó, đây là điều mà các PM lớn hơn như V-office không làm được.
2.2 Ứng dụng bản đồ tư duy :
Bản đồ tư duy (Mind Map) là gì thì mình không nói rõ ở đây, các bạn Google nhé. Nôm na thì bản đồ tư duy nó giúp chúng ta hoặc triển khai công việc, giải quyết vấn đề hay học bài... 1 cách trực quan sinh động, để nhớ hơn nhiều so với phương pháp gạch đầu dòng thông thường. Đối với các công việc lớn tương đối phức tạp, nhiều luồng thông tin, nhiều đầu việc con... mình thường dùng Mind Map để chia nhỏ nó ra để nhớ và tìm cách giải quyết.
Thường thì mình viết tay, vẻ tay thôi, nhưng nếu cv đó cần trao đổi với mọi người thì nên dùng PM vẽ lại cho nó chuẩn. Hiện mình đang dùng phần mềm Mindjet MindManager 9, các bạn cứ Google là sẽ có thôi.
Trên đây là một số phương pháp mà mình đang áp dụng, ngoài ra các bạn có thể có nhiều "tuyệt chiêu" riêng hay các công cụ quản lý khác như PM nhắc việc trên Smart phone chẳn hạn... Theo mình không nên dùng nhiều thứ quá mà nên chọn 1 cái phù hợp với mình và quan trọng nhất là quyết tâm thực hiện chúng hằng ngày.
Hiện tại để đánh giá hiệu quả CV hằng ngày của 1 cá nhân, mình đang xây dựng 1 cái gọi là Personal KPI sẽ viết riêng 1 bài sau về vấn đề này. Nhá hàng ở dưới tí nhé. Chúc các bạn thành công hơn trong việc kiểm soát thời gian và công việc của mình !!!
Hà Nội ngày 5 tháng 10 năm 2013
Kỹ sư Lê Hoàng Minh
Rất hữu ích, cảm ơn anh Minh. Hẹn gặp và mời anh ly cà phê tại HNI nhé. Cuongthn3.
Trả lờiXóa